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"Papierloses Büro" – mein letztes Projekt

Heute werde ich euch einen anderen Bereich meines Tätigkeitsfeldes zeigen. Meine Hauptaufgabe hier liegt nämlich nicht nur im Marketing, sondern auch im Bereich „Strukturen und Digitalisierung“.

Gerade beim Thema „papierloses Büro“ unterliegt man einem ständigen Wandel und muss Augen und Ohren immer für neue Programme und Arbeitsabläufe offenhalten.

„Deutschland ist unter den G20-Ländern Spitzenreiter – was den Papierverbrauch pro-Kopf angeht. Im Durchschnitt verbraucht jeder Mensch in Deutschland 241,7 Kilogramm pro Jahr an Papier, Pappe und Karton. Diese beachtliche Menge kommt auch daher, dass der Versandhandel und die damit verbundenen Kartonagenverpackungen in den letzten Jahren stark zugenommen haben. Aber auch am Arbeitsplatz fällt täglich einiges an Zettelwirtschaft an: Von Rechnungen bis zur unnötig ausgedruckten E-Mail.[…] Der Produktivitätsverlust beträgt 21,3 %. Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Papierdokumenten erfordert langwierige manuelle Prozesse und Verzögerungen, sowie Fehler sind keine Seltenheit. - IDC Studie 2019“ (Quelle: gemeinsam-digital.de)

  • Papierschnipsel mit time to say goodbye bedruckt

    2019, zeitgleich zum Umzug in unser neues Firmengebäude, haben wir auch unsere Software auf den neusten Stand gebracht und Programme wie „Candis“ für unser internes Rechnungsmanagement oder auch „Microsoft Teams“ zum Austausch und gemeinsamen Arbeiten eingeführt.

    Alle Kollegen achten darauf, Ausdrucke so gut es geht zu vermeiden, die meisten Unterlagen liegen hier nur in EDV-Form vor, Urlaubsanträge werden nur noch im „UrlaubsManager 4“ erfasst und auch Eingangsrechnungen erhalten wir, überall wo es möglich ist, per E-Mail.

    Die Grundlagen für ein funktionierendes papierloses Büro sind aber nicht nur die Programme und die Bereitschaft der Mitarbeiter sie zu nutzen, sondern auch eine EDV-Struktur im Hintergrund bei der man alles gleich findet. Das war ein Projekt, das mich das letzte halbe Jahr hier begleitet hat. In Zusammenarbeit mit Kollegen aus den entsprechenden Abteilungen, habe ich unsere Ordnerstruktur kritisch hinterfragt und teilweise ganz neu entworfen. Neue Laufwerke wurden geschaffen und nicht mehr benötigte Dateien wurden gelöscht.

    Pünktlich zur Jahresmitte haben wir dieses Projekt nun abgeschlossen, was für mich persönlich ein schönes Gefühl ist, da ich mich damit gleichzeitig von der Kraichgau Immo verabschiede.

    Nach 12 Jahren, in denen ich hier meine Ausbildung gemacht, erste Projekte und Personalverantwortung übernommen habe, trete ich zum 01.07. einen neuen Job an und verabschiede mich somit von meinen lieb gewonnenen Kollegen. In den vergangenen Jahren habe ich nicht nur viel gelernt, sondern auch tolle Momente mit „meiner KI-Familie“ verbracht. Erinnerungen wie das Spalierstehen bei meiner Hochzeit, gemeinsame Skiausfahrten oder Grillabende bei uns Zuhause – zuletzt bis in die frühen Morgenstunden kurz vor Beginn meines Mutterschutzes - fallen mir ein während ich diese Zeilen schreibe.

    Ich möchte diesen Beitrag somit nutzen um auch hier nochmal allen DANKE zu sagen – es war toll mit euch!